В последние несколько лет под обязательную сертификацию стало попадать все больше категорий товаров. Но остается продукция, которая не требует наличия декларации или сертификата соответствия качества. Подтвердить это можно с помощью разъяснительного, или отказного письм
Что представляет собой отказное письмо?
Отказное письмо – это документ справочного характера, который официально подтверждает факт того, что определенный товар (либо услуга) не нуждается в прохождении процедур сертификации или декларирования. Он выдается организациями с соответствующей аккредитацией продавцам или производителям товаров, может запрашиваться различными государственными надзорными органами (например, МЧС, Роспотребнадзором), крупными торговыми площадками (Ozon, Яндекс.Маркет, МегаМаркет и другие).
Этот документ ничем не регламентируется, и обязательных требований со стороны законодательства относительно его оформления нет. Отсутствует и государственный реестр, с помощью которого можно было бы проверить отказное письмо.
Назначение отказного письма
Разъяснительное письмо официально доказывает, что определенная продукция не нуждается в оценке соответствия либо безопасности в какой бы то ни было системе сертификации. Его получают на добровольной основе, но на практике приходится оформлять довольно часто, так как его обычно требуют сотрудники таможни, а также представители маркетплейсов, на которых планируется реализация товара.
Наличие отказного письма у продавца или производителя продукции позволяет устранить препятствия, связанные с обращением товаров на рынке, и избежать спорных ситуаций с покупателями, надзорными государственными органами, заказчиками.
Оформление данной информационной документации платное, точная стоимость зависит от органа, который выдает ее, а также от количества наименований товаров, по которым необходимо сформировать отказ. В среднем стоимость составляет 3000-6000 рублей.
Когда требуется оформление разъяснительного письма?
Отказное письмо необходимо при наличии следующих условий:
- Название товара и наименования из классификатора не совпадают.
- Товар представлен впервые, обладает качественно новыми свойствами, поэтому требует проверки со стороны экспертов.
- Товар является исключением из перечней нормативно-законодательных актов.
- Продукция подпадает под действие того или иного технического регламента по наименованию, но по свойствам и параметрам не входит в область действия таких документов.
- Была выявлена новая сфера применения товара, отличающаяся от стандартной.
Для того, чтобы узнать, действительно ли товар не подлежит процедурам обязательной сертификации и декларирования, нужно проверить его наличие в соответствующих документах. Это Постановление правительства №2425 и технические регламенты Таможенного союза. Так, из них можно узнать, что отказное письмо можно оформить на спортивный инвентарь, сувениры, аксессуары для гаджетов, канцелярию для пользования взрослыми, аксессуары для волос, наборы для вязания и пряжу, туристические палатки и многое другое.
Типы отказных писем
Различают несколько видов документа, по его назначению. По месту предъявления отказные письма бывают:
- Для таможенных органов. В момент пересечения товарами государственной границы могут возникать спорные ситуации при их оформлении, например, если по коду ТН ВЭД на продукцию требуется предоставление сертификата, но в списках обязательной сертификации она не присутствует. Отказное письмо позволяет избежать подобных сложностей.
- Для торговых компаний, осуществляющих деятельность на территории РФ. Часто разъяснительное письмо требуют маркетплейсы, так как покупатели или надзорные государственные органы могут затребовать разрешение на реализацию товара.
Разные типы данной документации подтверждают, что товар не требует сертификатов и деклараций в сферах:
- пожарной безопасности;
- санитарии;
- систем ГОСТ Р и ТР ТС;
- здравоохранения.
Информацию по оформлению отказных писем на товары, можно посмотреть на сайте Росреестра.
Оформление разъяснительного письма
Отказное письмо на товары не имеет установленной формы или образца и не оформляется на бланке строгой отчетности. Обычно организации, которые занимаются подготовкой такой документации, делают это в произвольной форме. Тем не менее, в нем обязательно должны содержаться следующие данные:
В разъяснительном письме можно указать не одно, а сразу несколько наименований продукции.
Документ должен быть дополнен печатью аккредитованного в сфере сертификации учреждения.
Срок подготовки такого документа занимает 1-2 дня. Для его оформления не потребуется проведение исследования образцов продукции.
В течение какого периода действителен документ?
Документ данного типа не имеет определенного периода, в течение которого он остается действительным. Тем не менее, в нем обязательно указывают, что документ действителен до момента, пока в соответствующие законодательные акты РФ или ТР ТС не будут внесены изменения. Как правило, подобные изменения вносят каждый год. Если это происходит, бумага требует переоформления. Также переоформление необходимо при изменении названия и реквизитов организации или ИП, которые подавали заявку на оформление письма, либо его происходит изменение перечня выпускаемой или реализуемой продукции.
Преимущества наличия разъяснительного письма
Описанный в статье документ не является обязательным для оформления, но производителям продукции и продавцам товаров все же лучше сделать это и иметь бумагу при себе. Наличие отказного письма поможет:
-
Избежать проволочек, связанных с формальностями, и сэкономить время. Дело в том, что государственные органы в сфере контроля могут усомниться в товаре, а также в том, что ему не требуются декларации и сертификаты. В таком случае начнется разбирательство, в течение которого продукцию невозможно будет продавать, а также перевозить их через государственную границу.
- Избежать блокировки на маркетплейсах. Крупные торговые сети могут в любой момент запросить документацию на товар – как из собственных соображений, так и по требованию клиентов (либо после их жалоб). Если не предоставить ее, маркетплейс может заблокировать товар, и продавец не будет иметь возможности продавать его до тех пор, пока не будут подготовлены требуемые бумаги.
- Оперативно пройти таможенные формальности.
Тем, кто планирует оформление такой документации, стоит обращаться в проверенные организации, которые имеют статус аккредитованного органа по сертификации.
Необходимые документы
Для того, чтобы получить описанную бумагу, нужно подать в выбранный орган сертификации заявку. В ней указывают вид продукции, на которую оформляется письмо, а также цель его получения (торговля, прохождение таможенных формальностей).
Потребуется предоставление следующих документов и данных:
- реквизиты фирмы или ИП, самозанятого (КПП, ИНН и т.д.);
- описание товара;
- код ТНВЭД.
Для точной идентификации товара может потребоваться качественное изображение (фото) продукции.
После получения необходимой информации специалисты организации тщательно анализируют ее и подготавливают макет отказного письма. После согласования с клиентом оформляется оригинал документа, затем осуществляется его вручение или отправка заказчику.
Больше информации 
